MENCATAT RINCIAN RESERVASI

 

MENCATAT RINCIAN RESERVASI

( NOTE RESERVATION DETAIL )

 

 

► Pengenalan daftar riwayat tamu dan Prosedur mencatat, mengkonfirmasi, mengarsip dan mencatat data rincian

Recognition of list history guest and Procedure of note, confirmation, archives and look for data of detail.

 

1. Tehnik penulisan nama tamu

      Ad for writing of guest name

 

Penulisan nama tamu hendaknya ditulis dengan huruf cetak yang jelas dan dapat dibaca oleh siapapun.  Perlu diperhatikan tata cara penulisan nama, terutama untuk nama tamu asing, ada nama akhir atau nama keluarga atau nama tambahan, yang sering disebut dengan “surname” dan juga ada nama depan baik berupa nama pemberian atau nama tengah, yang disebut “initial / first name”.

Tata cara penulisan nama tamu sangat penting diketahui dalam usaha memudahkan untuk memeriksa atau mencari kembali bila diperlukan, sebab penyusunan di dalam rak akan disusun berdasarkan abjad yang didahului dengan nama akhir / surname, sesudah itu baru nama depan / initial, contoh  : Alisson Stanley, Sample Monica, Jones Jimm, Wilkins Nancy..  Suatu pengecualian yang perlu diperhatikan apabila nama akhir didahului dengan kata-kata seperti : D, d, da, des, Di, du, L, La, Le, M, Mac, Mc, O’, St, Van, Vander, Von, Vender dan lain-lain, penulisannya tidak dapat dipisahkan dari surname atau ditulis sebagai nama pemberian dan harus disertakan sebagai surname, contoh  : Vander Kuyl John, La Rue Mande, Mc Farland Anna, St. John Eva.

Writing of guest name shall be written with letter print the clearness and can be read by whoever. Require to be paid attention, procedures writing of name, especially to the name of foreign guest, there is final name or family name or additional name, which is often referred as " surname" as well as there is next name in the form of  name or middle name, so-called " initial / name first". Procedures writing of guest name is of importance known in effort of facility to check or re-searching if needed, because compilation in rack will be compiled pursuant to alphabet preceded by the name of surname, thereafter newly the name of front / initial, example : Alisson Stanley, Sample Monica, Jones Jimm, Wilkins Nancy.. Exemption which need to be paid attention, if final name preceded with words like : D, d, da, des, [In], du, L, La, Le, M, Mac, Mc, O', St, Van, Vander, Von, Vender and others, writing of was inseparable the than surname or written as  giving name and have to be figured in as surname, example [of] : Vander Kuyl John, La Rue Mande, Mc Farland Anna, St. John Eva.

 

2.    Formulir Reservasi

Reservation Form

 

Saat sebuah permintaan reservasi telah diterima, maka seluruh informasi secara detil tentang calon tamu dicatat di dalam formulir pemesanan kamar.  Data yang perlu ditanyakan meliputi  :

 

      a request of reservation have been accepted, all information in detail concerning guest candidate noted in form ordering of room. Data which need to be asked  is  :

-          tanggal kedatangan dan keberangkatan

arrival and departure date

-          jumlah dan jenis kamar yang diinginkan

room types and number

-          jumlah tamu yang menginap

amount of guests

-          nama tamu yang menginap

name of guest

-          nama tamu yang memesan kamar, no telepon, nama perusahaan, nama biro perjalanan (jika ada)

name of guest which reserve room, telephone no, corporate name, name of journey bureau (travel agent)

-          metode pembayaran

payment method

-          jam kedatangan, transportasi yang digunakan

time arrival, used transportation

-          permintaan-permintaan lain yang diminta tamu

other request

 

Contoh  Formulir reservasi  :

            Example of Reservation Form  :

 

ROOM RESERVATION   Reservation :                        Amendmant :                             Cancellation :                   Waiting list :                        Mr/Mrs/Ms                : last name ------------------------------------first name : ------------------------------------------------------- Arrival date             --------------------------------  Flight detail -----------------------------------  ETA ------------------------------- Departure date       ------------------------------------------------------------------------------------- Room type              ----------------------------------------------------         No. of room ------------------------------------------------ Room rate              ----------------------------------------------------          Rate code -------------------------------------------------- Company name     ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Company addresss   -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Caller name               -------------------------------------------------         Telp. Number ---------------------------------------------- Billing instruction        ------------------------------------------------ Remarks                    -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------   Taken by                     : Date                            : Confirmation number  :

 

3.    Slip Reservasi

Reservation slip

Beberapa hotel membuat slip pemesanan kamar dengan warna yang berbeda-beda,  banyaknya warna yang digunakan tergantung dari kebutuhan hotel itu sendiri.  Fungsi dibuat dengan warna yang berbeda agar dapat dengan mudah dibedakan jenis dan sumber pemesanan kamar, misalnya  : warna merah muda untuk jenis tamu penting (VIP), warna biru untuk tamu group (GIT), putih untuk tamu perorangan (FIT).

 

 

 

 

Reservation slip disimpan dalam reservation rack yang disusun berdasarkan tanggal kedatangan, abjad dan jenis tamu, sehingga dengan mudah bisa diperoleh data tamu yang akan tiba, jumlah tamu penting, jumlah tamu group dan perorangan.

 Some hotels make reservation slip with colour which different each other, to the number of colours used,  depended from requirement of hotel. Function made with different colour  is easily differentiated source and type of reservation, for example : pink for the type of important guest ( VIP), blue for the guest of group ( GIT), white for individual guest ( FIT). Reservation Slip kept in compiled rack reservation pursuant to date of arrival, guest type and alphabet, so that easily can be obtained  guest data to arrive, amount of important guests, guests amount of group and individual guest.

 

Contoh Slip Reservasi  :

Example of Reservation Slip  :

 

RESERVATION SLIP
Arrival date				N a m e						Departure date
S	T		D		TRP	SU		EB	Rate		Arrival time
Rsv. Made by  :
Address          :
Phone		Contact person					Clerk			Date
Remarks  :

 

4.    Surat Konfirmasi Reservasi

      Reservation Confirmation Letter

 

Merupakan konfirmasi terhadap pemesanan kamar tamu yang bisa dilakukan dengan cara mengirim surat, fax, atau menelepon.  Bentuk reservation confirmation ada beberapa macam, antara lain  :

Is confirmation to ordering of living room which can be done by sending letter, fax, or phone. Form of Reservation confirmation there are some kinds of :

 

a.    Berbentuk  formulir  yang  dikirimkan  kepada  calon tamu  sebagai informasi  untuk melengkapi  Registration form.  Pada  saat tamu check-in, form ini  dibawa  kembali dan diberikan kepada reception.

form of sent to guest candidate as information to equip Registration form. At the guest is check in, this form is re-brought and passed to reception

 

b.    Berbentuk surat personal dengan kalimat yang sudah standar,

Surat konfirmasi harus dikirim secepatnya, sebaiknya pada hari yang sama dengan reservasi.  Surat konfirmasi mencakup  :

form of letter of personal with sentence which have standard, Confirmation letter have to be sent as soon as him, better on which equal with reservation day. Confirmation letter include :

-          Nama dan alamat tamu

Guest name and  address

-          Tanggal kedatangan dan keberangkatan

Arrival and departure date 

-          Jenis dan harga kamar

Type of room and room rate

-          Jumlah tamu

Amount of guests

-          Permintaan khusus tamu

Special request of guest

-          Metode pembayaran

Payment method

-          Nomor konfirmasi

Confirmation number

 

Contoh Surat Konfirmasi Reservasi  :

Example of Confirmation Reservation Letter  :

 

ADENIUM HOTEL   To                                    : Att.                                   : Fax number                     : Telephone number          : Date                                 : From                                : No. of page (s)                :   CONFIRMATION OF RESERVATION   We have the pleasure to confirm your reservation as follow  :   NAME OF GUEST                :  ------------------------------------------------------------------------ DATE OF ARRIVAL              :  ------------------------------------------------------------------------ DATE OF DEPARTURE       :  ------------------------------------------------------------------------ NO. OF ROOM                     :  ------------------------------------------------------------------------ NO. OF PERSON                 :  ------------------------------------------------------------------------ ROOM RATE                        :  ------------------------------------------------------------------------ METHODE OF PAYMENT  :  ------------------------------------------------------------------------- REMARKS                           :  ------------------------------------------------------------------------- Confirmation number           :  -------------------------------------------------------------------------   All rates are subject to 21 % for service charge and tax   Rates are quoted in USD but will be converted to and charge in rupiah on a daily basis, at any charge rate determined by the hotel in line with market fluctuations.   Kindy note that check in time is after 12.00 and chek out time 12.00 on the day departure. We look forward to welcoming your guest and enssure of our best care and attention.     Reservation confirmed by    Date  :       ( ----------------------------- )

 

 

MEMPERBAHARUI RESERVASI

( RESERVATION RENEWING )

 

►  Prosedur mencatat pembayaran, pembatalan dan penggantian reservasi.

Note payment, cancellation and replacement (change) procedure

 

1.    Pembayaran reservasi

      Payment of reservasi

 

Untuk jenis Guarantee Reservation, pemesanan kamar harus disertai jaminan pembayaran, biasanya pembayaran ditentukan sebesar satu kali harga kamar yang dipesan.  Adapun jenis-jenis jaminan pembayarannya antara lain  :

For the type of Guarantee Reservation, ordering of room have to accompany with payment guarantee, usually payment determined equal to once ordered room price.

The payment guarantee types are :

 

-          Pre payment  : pembayaran dilakukan secara penuh sebelum kedatangan tamu ke hotel

Pre payment : payment is fully before guest arrival to hotel

-          Credit card  : jaminan pembayaran dengan menggunakan kartu kredit

Credit card : payment guarantee by using credit card

-          Advance deposit  : deposit / pembayaran yang diberikan minimal satu malam harga kamar

Advance deposit : deposit / payment given minimize one room price for night

-          Travel agent  : jaminan yang diberikan oleh pihak biro perjalanan

Travel agent : guarantee given by journey bureau (Travel Agent)

-          Corporate (contractual agreement)  : bentuk kerja sama hotel dengan perusahaan tertentu, dimana perusahaan menyetujui pembayaran sejumlah kamar kepada pihak hotel, baik digunakan ataupun tidak.

Corporate ( Contractual agreement ) : contractual agreement of hotel with selected company, where company agree payment a number of rooms to hotel, used good and or not.

 

1.    Pembatalan Reservasi

      Cancellation of Reservation

 

Pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan, biasanya dibuktikan dengan pemberian nomer pembatalan reservasi kepada tamu.  Beberapa hotel menetapkan peraturan bahwa bila terjadi pembatalan, maka advance payment for reservation akan dipotong 50 %,  bila pembatalan diberitahukan setelah jam 18.00 pada tanggal kedatangan, maka seluruh advance reservation deposit yang telah dibayar akan diambil oleh pihak hotel.

Cancellation to ordering of room,  usually proved with  giving of cancellation number of reservation to guest. Some hotels specify regulation, if happened cancellation,  advance of payment reservation for will be cut 50 %, if cancellation advised  after 6 pm on arrival, all advance of reservation deposit which have been paid will be taken by hotel.

 

Prosedur yang harus dilakukan petugas reservasi pada saat menangani pembatalan  :

Procedure which must be done  officer of reservation to handling cancellation :

a.    Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan

Taking data ordering of room which have been done

b.    Mengisi formulir pembatalan (Cancellation form) dengan lengkap, antara lain nama tamu yang dibatalkan, tanggal kedatangan, nama dan alamat/telpon yang membatalkn pemesanan, serta tanggal/waktu pembatalan

Form cancellation filling ( Cancellation Form ) compactly, for example canceled on guest name, date of arrival, name and address / phone number of who is canceling, and also the date of / cancellation time

c.    Mencoret slip pemesanan kamar kemudian diclip bersama Cancellation form, kedua form ditandai dengan kode  XXX dan disimpan dalam reservation rack, ditempatkan paling bawah.

Scoring out slip ordering of room then clip with Cancellation form, both of form marked with code of  XXX  and kept in rack reservation, most under placed 

d.    Menghapus data pada table pemesanan kamar

Vanishing data on table ordering of room (conventional chart)

e.    Menyimpan kembali dalam arsip

To kept return in archives.

 

2.    Perubahan pemesanan kamar

      Amendment of reservation

 

Perubahan atau penggantian reservasi dapat berupa  :

Amendment of reservation  or replacement (change) can in the form of

-          Perubahan tanggal kedatangan dan keberangkatan

Change of arrival or departure date 

-          Perubahan jenis kamar

Change of room type

-          Penambahan atau pengurangan jumlah tamu dan jumlah kamar

Addition or reduction of guests amount and room amount

-          Perubahan harga

Price change

 

Jika terjadi perubahan pemesanan kamar, maka prosedur yang harus dilakukan oleh petugas reservasi adalah sebagai berikut  :

If happened change of ordering of room,  procedure which must be done by officer of reservation is as following

a.    Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan

Taking ordering data which have been done

b.    Mengisi perubahan pada formulir change of reservation

Change filling at form of reservation change 

c.    Membuat perubahan pada table pemesanan kamar

Making change on table ordering of room (conventional chart)

d.    Membuat perubahan pada slip pemesanan kamar

Making change at slip ordering of room (reservation slip)

e.    Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba yang baru

Keeping at archives as according to change on new arriving date

 

 

Contoh  Formulir Pembatalan / Perubahan Reservasi  :

Example of Cancellation / Amendment Form  :

 

ROOM RESERVATION CANCELLATION / CHANGE     Acct.  -------------------------------------------                    cancellation : ------------                  change  : -----------   Old Arr. Date      : ----------------------------------------------    Departure date  : ------------------------------------------- New Arr. Date    : ---------------------------------------------     Departure date  : ------------------------------------------- Rooms before    : ---------------------------------------------     N o w                 : ------------------------------------------ Type of room     : ---------------------------------------------     To                      : ------------------------------------------ Rate from           : ---------------------------------------------     To                       : ------------------------------------------ Guest name       : Mr / Mrs/ Ms -------------------------------------------------------------------------------------------------- Change / cancel by  : ----------------------------------------     Phone                : ------------------------------------------- Company name : ---------------------------------------------     Phone                : ------------------------------------------- Billing instrc.      : -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Remarks           : -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Taken by           : ----------------------------------------------     Date                   : -------------------------------------------

 

 

Contoh surat kerja sama antara hotel dan perusahaan  :

(Example of  Contractual Agreement)

 

GUARANTEE LETTER   To                         : Attention               : Date                     : Fax. Number        : From                    : Company             :   Subject                :  GUARANTEE LETTER FOR RESERVATION   Kindly reserve room as the follow details  :            Guest name                 --------------------------------------------------------------------:---------------          Check in                      ------------------------------------------------------------------------------------          Check out                    ------------------------------------------------------------------------------------          Total room                   ------------------------------------------------------------------------------------          Total guest                   -----------------------------------------------------------------------------------          Room rate                    -----------------------------------------------------------------------------------          Company account on   -----------------------------------------------------------------------------------          To be paid by               -----------------------------------------------------------------------------------   Thank you for your attention and cooperation   Your sincerely,     -------------------   Note : kindly sign and return this fax to Adenium hotel

 

 

MEMBERI SARAN ORANG LAIN TENTANG RINCIAN RESERVASI

( SUGGEST TO OTHER PEOPLE ABOUT RESERVATION DETAIL )

 

►  Bentuk kerjasama reservasi dengan seksi/departemen lain berkaitan dengan rencana

      kedatangan tamu

      Cooperation of reservation with other section/ departmental relate to guest arrival planning

 

FO Department yang fungsi utamanya menjual kamar, tidak bisa mencapai hasil secara maksimal tanpa dukungan departemen terkait lainnya, seperti : HK Dept, FB Dept, Engineering Dept, Security Dept, dll.  Karena disamping menjual kamar, FO juga berfungsi sebagai coordinator pelayanan tamu di hotel dan menyiapkan informasi terutama tentang status kamar dan perihal tamu dengan berbagai kegiatannya.  Informasi ini sangat membantu departemen terkait lainnya dalam menyusun rencana kerja, mengadakan persiapan dalam pengoperasian departemen masing-masing.

The core important function of FO Department is selling room, do not deflect to reach result maximally without other relevant departmental support, like : HK Dept, FB Dept, Engineering Dept, Security Dept, etc. Because beside sell room, FO also function as coordinator service of guest in hotel and prepare information especially concerning room status and subject of guest by various activity of him. This information very assist other relevant department in compiling job plan, performing a preparation in operation of each department.

 

Untuk kelancaran tugas sehari-hari, FO perlu berhubungan dan menjalin kerja sama dengan departemen terkait lainnya dengan mengirim berbagai informasi seperti  :

For the fluency of everyday duty, FO require to correlate and braid job equal with other relevant department sent various information like  :

 

1.    Perkiraan hunian kamar

Room occupancy forecast

2.    Daftar tamu yang diharapkan dating

Expected Arrival list

3.    Daftar tamu-tamu penting

Very Important Person (VIP) list 

4.    Informasi tamu rombongan

Group of guest  Information 

5.    Tamu pindah kamar

Room Change sheet

6.    Daftar tamu tinggal di hotel

Guest  in the house list

7.    Laporan rinci penjualan kamar

Room Count sheet

8.    Laporan rekapitulasi penjualan kamar

Room sales recapitulation report

9.    Rekening tamu perorangan dan rombongan

Guest bill

10.  Kelengkapan tamu VIP

VIP Item  requestion

11.  Laporan perbedaan status kamar

Room discrepancy report

 

A.  Hubungan dan kerjasama antara FO Dept. dengan HK Dept.

Relation and cooperation between FO Dept. with HK Dept

 

FO dept. menginformasikan ke HK Dept. dengan mengirim laporan antara lain  :

      FO Dept. informing to HK Dept. sent report about  :

-          Tingkat hunian kamar

Room occupancy

-          Daftar tamu akan tiba dan berangkat (check-in dan check-out)

Check in and check out of guest

-          Tamu tiba dan berangkat

Guest arrive and leave

-          Tamu VIP

Guest of VIP

-          Tamu pindah kamar

Guest move room

-          Tamu tinggal di hotel

Guest live in hotel

-          Informasi tamu rombongan

Guest of group  information

-          Kelengkapan tamu VIP

Equipment of VIP guest 

 

Selanjutnya HK Dept. mengirim informasi ke FO Dept  :

HK Dept. sending information to FO Dept

-          Laporan status kamar

Report of Room Status

-          Penyiapan kelengkapan kamar khusus

Preparation of equipment of special room

-          Rencana perbaikkan kamar

Plan of Repairing room

-          Laporan Tata Graha (HK Report)

House Keeping  Report

 

B.  Hubungan dan Kerjasama antara FO Dept. dengan FB Dept.

Relation and Cooperation between FO Dept. with FB Dept

 

FO Dept. menginformasikan ke FB Dept. dengan mengirim laporan antara lain  :

FO Dept. informing to FB Dept. sent report about :

-          Tingkat hunian kamar

Room occupancy

-          Daftar tamu akan tiba dan berangkat

Check in and check out of guest

-          Tamu tiba dan berangkat

Guest arrive and leave

-          Tamu VIP

Guest of VIP

-          Tamu pindah kamar

Guest move room

-          Tamu tinggal di hotel

Guest live in hotel

-          Informasi tamu rombongan

Guest of group  information

-          Kelengkapan tamu VIP

Equipment of VIP guest 

 

Selanjutnya, FB Dept. menyiapkan dan menginformasikan ke FO Dept. tentang  :

FB Dept. preparing and informing to FO Dept. concerning

-          Function yang akan segera diselenggarakan di hotel (Function sheet)

Function to is immediately carried out in hotel ( Function sheet )

-          Welcome ink bagi tamu tiba

Welcome Ink for guest arrive

-          Kelengkapan VIP

Equipment Of VIP

 

C.  Hubungan dan Kerjasama antara FO Dept. dengan Marketing Dept.

Relation and Cooperation between FO Dept. with Marketing Dept

 

FO Dept. menginformasikan ke Marketing Dept. dengan mengirim laporan sbb  :

FO Dept. informing to Marketing Dept. sent report about 

-          Tingkat hunian kamar

Room occupancy

-          Informasi tamu rombongan

Guest of group information

-          Daftar tamu VIP

List of VIP

-          Tamu tinggal di hotel

Guest live in hotel

 

Selanjutnya bagian pemasaran menyampaikan ke FO dept. rencana pembahasan kontrak dengan biro-biro perjalanan atau badan usaha lainnya.

Then part of marketing submit to FO dept. plan solution of contract with journey bureaus (Travel Agent) or other effort  

 

D.  Hubungan dan Kerjasama antara FO Dept. dengan Engineering Dept.

Relation and Cooperation between FO Dept. with Engineering Dept

 

FO Dept. menginformasikan ke Engineering Dept. dengan mengirim laporan tentang  :

FO Dept. informing to Engineering Dept. sent report concerning

-          Tingkat hunian kamar

Room occupancy

-          Tamu tinggal di hotel

Guest live in hotel

-          Permintaan perbaikkan

Request to repairing

 

Selanjutnya  Engineering Dept. melaporkan ke FO Dept. hasil pelaksanaan perbaikkan yang telah dilakukan.

Engineering Dept. reporting to FO Dept. result of repair execution   which have been done.

 

E.  Hubungan dan Kerjasama antara FO Dept. dengan Accounting Dept.

Relation and Cooperation between FO Dept. with Accounting Dept

 

FO Dept. menginformasikan ke Accounting Dept. dengan mengirimkan laporan  :

FO Dept. informing to Accounting Dept. delivered report

-          Tingkat hunian kamar

Room occupancy

-          Daftar akan tiba dan berangkat

Expected arrive and departure list

-          Tamu pindah kamar

Guest move room

-          Daftar tamu VIP

List of VIP guest

-          Rekening tamu tiba

Account of Guest arrive

-          Laporan rincian penjualan kamar

Report of detail of room sale 

-          Laporan penjualan kamar

Report sale of room

 

Selanjutnya Accounting Dept. menyiapkan untuk FO Dept. antara lain  :

Accounting Dept. preparing for the FO OF Dept. :

-          Pemeriksaan rincian penjualan kamar

Inspection of  room sale detail

-          Department Lost & Profit Report

Department Lost & Profit Report

-          Gaji dan insentif karyawan FO

Salary and employees incentive of FO.  

 

 

 

F.  Hubungan dan Kerjasama antara FO Dept. dengan HRD (Personalia)

Relation and Cooperation between FO Dept. with HRD

 

FO Dept. menginformasikan ke HRD dengan mengirim laporan  :

FO Dept. informing to HRD sent report

-          Tingkat hunian kamar

Room occupancy

-          Tamu tinggal di hotel

Guest live in hotel

-          Jadwal karyawan FO

Schedule of FO employees

-          Keperluan tenaga FO Dept. (kalau ada)

Need of  FO Dept. employee ( if exist)

 

Selanjutnya, HRD akan melaksanakan untuk FO Dept. pada saat diperlukan  :

HRD will conduct for FO Dept. when of needed

-          Menyusun rencana pelatihan

Compiling training plan

-          Penarikan karyawan FO Dept.

Withdrawal of FO Dept. employees

-          Mutasi dan tindakan / sangsi bagi karyawan FO

Mutation and action  for FO employees

-          Orientasi karyawan baru FO Dept.

Orientation for new  Employees of FO Dept

-          Pelatihan karyawan FO  

Training of FO employees

 

 

 

MENERIMA PERMINTAAN RESERVASI

( RECEIVE RESERVATION ASKING )

 

1.    Pengertian Reservasi

Definition of reservation

 

Pemesanan kamar (reservasi) hotel adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh calon tamu untuk memesan sejumlah kamar dan fasilitas lain yang diperlukan untuk masa yang akan datang.

Ordering of room in hotel (reservation) is with refer to activity done by guest candidate to order a number of rooms and other facility  which needed to a period of to come.

 

1.    Tugas dan Tanggung jawab Reservasi

      Duties and responsibilities of reservation

 

Tugas dan tanggung jawab petugas pemesanan kamar pada umumnya adalah mengerjakan hal-hal sbb :

Duty and responsibility officer of reservation  is generally  to do things  :

-          Mengerjakan sesuai prosedur pemesanan kamar yang berlaku, mulai dari menerima, memproses dan memberikan konfirmasi kepada pemesan, baik secara lisan maupun tertulis.

Doing procedure reservation applying, start from accepting, processing and giving confirmation to candidate guest, verbally and written

-          Mengerjakan semua pekerjaan arsip pemesanan kamar

Doing all works of archives reservation

-          Mempersiapkan daftar tamu yang diharapkan datang

Preparing expected guest arrival  list

-          Menyiapkan laporan pemesanan kamar.

Preparing report of reservation.

 

2.    Sumber-sumber Reservasi

      Sources of Reservation

 

Sumber pemesanan kamar dapat berasal dari  :

Appliance, media, common way or method are usually done ordering of room,  that is :

 

a.    Pemesanan langsung 

tamu melakukan pemesanan kamar langsung, sendiri tanpa melalui biro perjalanan atau perusahaan

Direct reservation

Guest reserve room by self without passing journey bureau or company

b.    Biro Perjalanan 

Pemesanan kamar yang berasal dari biro perjalanan, yang disertai  dengan pengiriman voucher kepada pihak hotel

Bureau Journey (Travel Agent)

Pemesanan of room coming from journey bureau or travel agent, accompanied with delivery of voucher to hotel

c.    Perusahaan

Pemesanan kamar yang berasal dari perusahaan, baik pemerintah maupun swasta

Company

Reservation of room coming from company,  private sector or government

 

d.    Kantor pemesanan pusat

Pemesanan kamar yang berasal dari perusahaan yag bergerak dalam bidang pemesanan kamar, contoh  : Uteli Internasional, Golden Tulip, Holidex.

Central Booking Office

Reservation of room coming from company which arrange  ordering of room, example  : International Uteli, Golden Tulip, Holidex

e.    Hotel chain

Pemesanan kamar yang berasala dari hotel yang masih dalam satu jaringan

Hotel of Chain

Ordering of room coming from  hotel which still in one network.

 

2.    Media Reservasi

      Media of reservation

 

Alat, media, metode atau cara yang biasa dilakukan dalam melakukan pemesanan kamar, yaitu  :

Appliance, media, common way or method are usually done ordering of room,  that is :

 

a.    perseorangan

pihak pemesan kamar datang langsung ke hotel untuk melakukan pemesanan kamar

Personal

customer of room come direct to hotel to  order of room

b.    Telepon

Pemesanan kamar dilakukan melalui telepon, cara ini paling banyak dilakukan  oleh calon tamu, karena sangat mudah dan murah.  Beberapa hotel bahkan memberikan nomor telepon yang tidak dikenakan biaya untuk pemesanan kamar.

Telephone

Ordering of room by telephone, this way most be done by guest candidates, because very cheap and easy. Some hotels have given un-imposed telephone number to ordering of room

c.    Facsimili

Pemesanan kamar dilakukan dengan cara mengirimkan facsimili kepada pihak hotel

Facsimili

Ordering of room by delivering facsimili to hotel 

d.    Surat

Pemesanan kamar dilakukan dengan mengirimkan surat kepada pihak hotel, metode ini sudah jarang dilakukan karena memerlukan waktu yang relatif lama.

Letter

Ordering of room with sent letter to hotel, this method have seldom be done because needing long time 

e.    E-mail

Pemesanan kamar dilakukan dengan mengirim E-mail ke website hotel

E-Mail

Ordering of room with sent E-Mail to hotel website

f.     Computer terminal

Pemesanan kamar dilakukan dengan menggunakan computer terminal, dimana hotel yang masih satu jaringan dapat melihat kamar-kamar yang masih tersedia.

Terminal Computer

Ordering of room by using terminal computer, where hotel which still one network can look available rooms

 

3.    Penanganan reservasi

      Reservation handling

 

5.1  Pengumpulan data reservasi

Data collecting of reservation

 

Kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data-data calon tamu dan orang yang membuat pemesanan kamar.  Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel, antara lain  :

Activity or  collect information process or datas of guest candidate and people making reservation.  Information needed by hotel that is  :       

-          nama tamu yang menginap name of guest -          alamat dan nomer telepon address and telephone number -          nama perusahaan atau biro perjalanan corporate name or journey bureau (travel agent) -          tanggal kedatangan arrival date -          tanggal keberangkatan date of departure -          jenis dan jumlah kamar yang diminta room type and number of rooms	-          harga kamar room rate -          jumlah orang yang akan menginap number of persons -          cara pembayaran way of payment -          transportasi yang digunakan dan jam kedatangan used transportation and arrival time -          permintaan khusus special request -          nama pemesan/ orang yang dihubungi untuk tindak lanjut name of caller/ people contacted for follow-up.

 

5.2  Memeriksa kamar yang tersedia

Determining Room Availability

 

Sebelum menerima suatu pemesanan kamar, adalah hal yang sangat penting bagi seorang petugas pemesanan kamar untuk memeriksa keadaan kamar yang tersedia pada table kontrol reservasi.  Adapun bentuknya bermacam-macam, antara lain  :

Before accept a reservation, very matter is necessary for a reservation officer  to check available room at table of reservation control. As for its for all kinds of,

 

a.    Tabel keadaan kamar / Forecast board

Tabel keadaan kamar untuk masa yang akan datang bentuknya menyerupai kalender.  Papan data keadaan kamar di masa mendatang ini biasanya ditampilkan dalam periode untuk 4 bulan ke depan dan tanggal-tanggal yang tertera adalah mewakili informasi tentang status kamar.

Tables of rooms situation  to next period,  its for looking like calendar. Data board of rooms situation is usually presented in period to 4 months forwards and date of which as described to represent information concerning room status.

 

 

ROOMS FORECAST BOARD
	JANUARY								FEBRUARY
	S	M	T	W	T	F	S		S	M		T	W	T	F	S
			1	2	3	4	5								1	2
	6	7	8	9	10	11	12		3	4		5	6	7	8	9
	13	14	15	16	17	18	19		10	11		12	13	14	15	16
	20	21	22	23	24	25	26		17	18		19	20	21	22	23
	27	28	29	30	31				24	25		26	27	28
KEY  :				Fully booked								All rooms available
				Approximately 90 % booked								More than 50 % booked

 

b.    Tabel pemesanan kamar/ Reservation chart

Tabel tersebut digunakan untuk menampilkan dan mendata kamar yang tersedia.  Tabel ini dibedakan menjadi dua bentuk, yaitu  : tabel kamar konfensional dan tabel kamar density .

The Tables room used to present and data of available room. This tables is differentiated to become two form, that is : Conventional chart and Density chart.

 

·         Tabel kamar konfensional /Conventional chart

Biasanya digunakan di hotel kecil, dimana jumlah kamarnya tidak terlalu banyak dan dapat diketahui jumlah kamar yang terisi dan kamar yang sudah dipesan.

Prosedur pengisiannya adalah sebagai beikut  :

Is usually used by small hotel, where the room amount is not too much and can know the amount of loaded rooms and rooms which has been ordered. Procedure admission filling of it’s :

-          pengisian dan perubahan harus dilakukan dengan pensil, perhatikan nomor kamar yang akan dialokasikan sebelum memberikan konfirmasi

admission filling and change must be done with pencil, attention room number to allocation before giving confirmation

-          pemberian tanda alokasi dengan strip anak panah mulai dari tanggal tiba sampai tanggal berangkat, dan di atas tanda strip dituliskan nama tamu dengan pensil.

giving] of allocation sign with dart strip start from arrival date until departure date, and above sign of strip written down the name of guest with pencil

-          Dalam penulisan nama tamu, tidak perlu ditulis jabatan atau nama pemberian, cukup dengan nama panggilan.

writing of guest name, needn't be written  gift name or position, enough with nickname

-          Bila terdapat pemesanan pendek, hanya satu atau dua hari sehingga tidak mungkin menulis nama, maka cukup diisi nomor folio pada buku harian (F1, F2, F3, dst)

If there are short ordering, only one or two-day so that not possible to write name, hence filled  of  folio number at diary ( F1, F2, F3, etc)

 

-          Dilakukan perbaikan bila terjadi perubahan dan dikeluarkan dari table bila terjadi pembatalan

to repair if happened change and released from table if happened cancellation 

 

Keuntungan / Advantage ;

- nomor kamar bisa ditentukan sebelum tamu tiba

room number can be determined  before guest arrive

- lebih mudah melihat kamar yang masih bisa dijual

ad for seeing room which still can be sold

 

Kerugian / Loss  :

- kelebihan pemesanan kamar tidak bisa diperlihatkan

excess of reservation cannot be showed

- memerlukan waktu lama dalam memasukan atau merubah data

needing many time in input or change data

- sulit menentukan kamar

difficult to determine room.

 

CONVENTIONAL CHART
no	Room type	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28
101	Std .sgl
102	Std  sgl
103	Std twn
104	Std twn
105	Std twn
106	Std sgl
107	Std sgl
108	Std dbl
109	Std dbl
110	Std dbl
201	dlx twn
202	Dlx sgl
203	Dlx sgl
204	Dlx dbl
205	Dlx dbl
206	Dlx twn
207	Dlx twn
208	Dlx twn
301	Suite
302	Suite
303	Suite
304	Suite
305	Suite

 

·         Tabel kamar density / Density chart

 

Biasanya digunakan di hotel menengah atau hotel besar.  Setiap pemesanan kamar yang diterima, diolah dan dimasukan ke dalam table, seperti halnya pada table konfensional. Pada table density, nomor kamar belum bisa ditentukan sebelum tamu tiba, tetapi statusnya sudah terjual, dan kamar juga masih bisa dijual.

Is usually used by middle hotel or big hotel. Each reservation is accepted, to be processed and input into table, as  conventional table. At Density chart, room number not yet can be determined  before guest arrive, but the status of have been sold, and room also still can be sold.

 

Cara pengisian :

Way of admission filling

-          menggunakan tanda strip / garis pada kolom yang sudah ditentukan ( / )

using sign of strip or  line at column which have been determined ( / )

-          pengisian dimulai dari tanggal tiba dan satu hari sebelum tanggal berangkat

admission filling started from arrival date and one day before departure date

-          pada table tidak perlu diisi tanda panah atau menulis nama

The table needn't fill  sign bow or write name

-          bila terjadi pembatalan, menghapus tanda garis mulai yang paling akhir.

if happened cancellation, vanishing line sign start from last sign.

 

DENSITY CHART
MONTH : Pebruary                                                                                                                                                                                 Year  : 2008
Twin	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28
15
14
13
12
11
10
09
08
07
06
05
04
03
02
01
doble	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28
10
09
08
07
06
05
04
03
02
01

 

            5.3 Sistem komputer

Computerized system

 

program reservasi yang mampu menyajikan laporan paling actual tentang status tingkat hunian kamar dan memungkinkan untuk mengeluarkan secara cepat posisi mengenai kamar yang kosong serta keperluan reservasi lainnya.

Dalam system komputer, informasi ketersediaan kamar untuk reservasi akan ditampilkan pada Visual Display Unit (VDU) pada computer terminal atau lembar cetakan (printed).

program of reservation is capable to present report most actual concerning status room of occupancy and enable to release quickly position concerning empty room and also other need of reservation. In computerized system, information of room availibility for reservation will be presented at Visual Display Unit ( VDU) at terminal computer or printing sheet ( printed).                                                                                                                                                                                                                                                                             

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

( LITERATURES )

 

 

-	Djanuraga, Agung, I.G.K. “Kantor Depan” . Depdikbud  Dirjen Dikdasmen, Dikmenjur, Bagian Proyek Pendidikan Kejuruan Non Tehnik II, Jakarta. 1996/1997     ”Menerima dan Memproses Reservasi”. Diklat Front Office Dasar 1, Sawangan. 2008
-
-	Sambodo,  Agus, M.Pd.  ”Menerima dan Memproses Reservasi”. Cakrawala Bumi Indonesia. Jakarta. 2006

 

 

 

1.       Bagyono, Sambodo Agus. 2005. ”Dasar-dasar Kantor Depan Hotel”. Yogjakarta. ANDI

2.       Sugiarto Endar, Haryadi Ign. 1999 ”Manajemen Kantor Depan Hotel” ( Hotel Front Office Management ). Jakarta. PT Gramedia Pustaka Utama