Akses ke Kamar Tamu untuk Pelayanan

 

Akses ke Kamar Tamu untuk Pelayanan

1. Status Kamar

Kondisi atau keadaan kamar itu ditulis dengan kode atau simbol, yang umumnya hampir sama untuk semua hotel.

Kode atau Simbol (Istilah Status Kamar)

a. OC (Occupied ) : Kamar tersebut ditempati oleh tamu

b. V (Vacant ) : Kamar itu sudah kosong namun belum siap dijual karena belum dibersihkan.

c. VC (Vacant Clean) : Kamar itu sudah kosong dan sudah dibersihkan namun belum siap dijual

d. VCI (Vacant Clean Inspected) Kamar itu sudah kosong, sudah dibersihkan dan sudah diperiksa oleh supervisor, sehingga kamar siap untuk dijual

e. CO (Check Out) : Tamu meninggalkan hotel /kamar dan sudah membayar rekening

f. SO (Sleep Out) : Tamu sudah check in di hotel namun tamu tersebut tidur diluar ( tidak menempati kamar yang disewa )

g. DD (Don’t Disturb) : Tamu tidak mau diganggu

h. DL (Double Lock) : Kamar tersebut dikunci dua kali sehingga tidak bias dibuka dengan kunci kamar

i. OOO ( Out of Order ) : Kamar tersebut tidak bisa dijual, karena ada kerusakan

Housekeeping extra items:

a. Extra bed

b. Baby cot

c. Iron & iron board

d. Transpormator

e. Con plug

Berdasarkan hasil pemeriksaan kondisi atau status kamar itu, seorang pramugraha bisa menghitung jumlah tempat tidur yang akan dibersihkan. Ini berarti , bahwa jumlah lena yang diperlukan bisa diketahui

2. First Checking

Tujuan dari first cheking ini adalah untuk memeriksa keadaan status kamar secara nyata (riil) dengan status kamar berdasarkan data dari Print Out Computer, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh floor supervisor atau room attendant dipagi hari sambil mengecek cucian tamu (guest laundry)

Prosedure first checking:

a. Sebelum mengetuk pintu/bel harus diperhatikan ada tanda

 Disturb Sign atau tidak. Karena kamar-kamar dengan tanda-tanda tersebut tidak boleh diganggu/diketuk/bel.

b. Setiap mau masuk kamar harus mengetuk/mengebel dengan menyebut roomboy, checking minimal 3x walaupun kita yakin kamar tersebut tidak ada penghuninya.

c. Kalau tidak ada jawaban, buka pintu pelan-pelan dengan mengucapkan excuse me periksa keadaan kamar dengan seksama, berapa tempat tidur yang dipakai oleh tamu dan apakah ada kerusakan –kerusakan yang ditemukan, kalau ada cepat laporkan kepada Floor Supervisor untuk dibuatkan WO dan segera dikirim ke Engineering.

d. Kamar kosong (vacant:) periksa apakah segala sesuatunya dalam keadaan baik dan komplit

e. Kamar Check-out : periksa apakah ada barang-barang hotel yang terbawa oleh tamu atau apakah ada barang-barang tamu yang tertinggal, kalau ada cepat laporkan kepada floor supervisor untuk caeapt di follow-up, juga diinformasikan ke housekeeping office.

f. Kamar yang tamunya ada didalam kamar, supaya tamunya tidak tersinggung, tanyakan apakah ada Laundry/cucian yang akan dikirim ke Laundry.?

g. Kamar yang tamunya Sleep Out, laporkan kepada Floor Supervisor agar di Double Lock oleh Duty Manager.

h. Kamar yang ON/Occupied no luggage. Andaikan tidak ketemu sendiri sama tamunya, laporkan saja sebagai check out room..

i. Setelah selesai melakukan pemeriksaan, catat hasilnya pada Room Attendant sheet, dan segera laporkan kepada Floor Supervisor. Diwaktu menyalin ke dalam Room Boy sheet, dicatat juga hal yang perlu dari kamar-kamar tersebut.

3. Memasuki Kamar.

Doronglah kereta ke depan pintu kamar yang akan dikerjakan. Letakkan kereta sejajar dengan corridor, jangan sekali-kali menaruh kereta dengan posisi melintang. Usahakan agar kereta tidak menyentuh tembok kamar. Bila kereta itu tertutup pada satu sisinya, hadapkan bagian yang terbuka ke pintu kamar, supaya mudah mengambil dan menaruh perlengkapannya. Setelah kereta ditaruh dengan tepat, ketuklah/tekan bell pintu kamar dengan punggung jari, ketuk jangan terlalu keras dan jangan terlalu lembut. Ketuk pintu 3 kali, sambil menyebut identitas diri atau departemen anda. Jangan sesekali mengetuk pintu dengan kunci atau pulpen, agar supaya pintu itu tidak ternoda atau lecet. Jangan lupa posisi anda harus didepan piping hold agar tamu dapat melihat dari dalam kamar. Kalau tidak ada jawaban, ulangi lagi untuk yang kedua dan ketiga kalinya. Bila tidak ada jawaban pula, masukkan kunci di pintu dan bukalah pintu perlahan-lahan. Andaikata ada tamu yang tertidur tutuplah kembali pintu secara perlahan-lahan, usahakan jangan sampai tamu terbangun. Apabila ternyata tamunya tidak ada di kamar gantunglah tanda pramugraha (room in progress) pada pegangan/tombol pintu sebelah luar. Apabila waktu pintu diketuk ada jawaban dari tamu dan menyuruh anda masuk atau pintunya dibuka oleh tamu, sapalah tamu itu dengan kata-kata yang sopan dan ramah. Kalau anda sudah mengetahui nama tamu tersebut sapalah dengan menyebut namanya. Lanjutkan dengan permintaan untuk mengerjakan kamarnya.

Contoh : “Selamat pagi ……….,

Bolehkah saya mengerjakan kamar bapak sekarang ? atau

Good morning ……… May I clean your room now ?

Setelah kamar tamu dibuka, periksa semua bola lampu, dengan cara menyalakan lampu kemudian mematikannya. Laporkan atau catat bila ada lampu yang mati. Periksa semua perlengkapan yang lain seperti TV, AC, Refrigerator, laci-laci dll supaya jika ada kotoran maupun barang hotel yang hilang segera dapat diketahui, kemudian jangan lupa catat dan laporkan kalau ada kerusakan. Langkah selanjutnya membuka day curtain dan mengatur temperatur AC pada posisi normal/sedang. Ambil sampah dari kamar dan kamar mandi, buang sampah ke dalam kantong plastik yang ada di garbage humper pada kereta trolley. Sebaiknya sampah dimasukkan ke dalam kantong plastik jika disediakan.

Kalau ada alat-alat Room Service (Pelayanan makan dan minum di kamar) keluarkan dan letakkan di servis area, atau hubungi bagian “room service, melalui telepon. Bila ada pakaian tamu yang hendak dicuci, hubungi bagian binatu melalui telepon, atau langsung diantar ke bagian binatu (sesuai dengan ketentuan yang berlaku). Jika harus diantar oleh pramugraha, periksa dan cocokanlah dengan daftar cucian yang telah diisi oleh tamu.

Hal-hal yang perlu diperhatikan Pada saat mau membersihkan kamar, tamu berada di kamar(When The Guest in the room)

1. Mintalah maaf jika menggangu tamu, dan tanya kapan waktu yang tepat bagi anda untuk kembali lagi dan membersihkan kamar.

2. Jika tamu sedang tidur, tinggalkan kamar secara perlahan . Jika anda menyalakan lampu, matikan lampu tersebut kembali.

3. Jika anda mendengar suara yang menunjukkan bahwa tamu ada di kamar mandi dan mungkin tidak mendengar anda, tinggalkan kamar dan tutup pintu kembali secara perlahan.

4. Jika tamu tersebut dapat mendengar anda dari kamar mandi, mintalah maaf dan bilang bahwa anda akan kembali lagi nanti

5. Pada saat memasukki kamar jangan meninggalkan kunci kamar pada trolley cart, hal ini bertujuan untuk menghindari hal-hal yang tidak diharapkan baik oleh petugas lain maupun tamu yang lewat.