MENYEDIAKAN LAYANAN AKOMODASI  RECEPTION

(PROVIDE ACCOMMODATION RECEPTION SERVICE)

 

 

PERSIAPAN KEDATANGAN TAMU

(ARRIVING GUEST PREPARATION)

Kompetensi dasar Base competence

Materi pembelajaran Material of learning

1.  Persiapan      kedatangan tamu.     1.  Arriving guest        preparation       2.  Penyambutan dan      pendaftaran tamu     2.  Greeting and      registering guest     3.  Mengorganisir      keberangkatan tamu     3.  Departuring  guest      organization          4. Persiapan catatan     dan laporan-laporan     kantor depan.         4. Front office records     and reports     preparation

-          Pengertian reception -          Tugas dan tanggung jawab -          Peralatan dan formulir yang digunakan -          Persiapan kedatangan tamu -          Definition of reception -          Duties and responsibilities -          Equipments and forms -          Arriving guest preparation   -          Penyambutan kedatangan tamu -          Prosedur pendaftaran tamu (individual dengan pemesanan dan tidak, VIP dan rombongan) -          Memproses deposit -          Greeting the arriving guest -          Registration procedures for guest (walk-in guest, reservation guest, VIP and group) -          Processing deposit   -          Jenis-jenis chek-out -          Persiapan keberangkatan tamu -          Prosedur keberangkatan tamu, individual dan rombongan -          Memproses pembayaran -          Types of check-out -          Guest departure preparation -          Guest departure procedure for individual and group -          Express and late check-out procedure -          Processing payment   -          Macam-macam catatan -          Macam-macam laporan -          Distribusi catatan dan laporan kantor depan -          Prosedur pemindahan kamar -          Prosedur tamu tidak datang -          Prosedur pemberangkatan awal -          Prosedur tamu tinggal lebih lama -          Log book -          Types of front office records -          Types of front office reports -          Distribution list for front office records and reports -          Room change procedure -          No-shows procedure -          Early departure procedure -          Extended stays procedure -          The front office log book

I.  ARRIVING GUEST PREPARATION

 

►  Definisi  dari Bagian Penerimaan Tamu

Definition of reception

 

Adalah tempat terjadinya proses penerimaan tamu, penentuan/pemberian kamar, baik untuk tamu yang telah memesan kamar lebih dulu ataupun tidak. Petugas di bagian ini disebut receptionist, room clerk atau registration clerk

The place to process acceptance of guest, determination / giving of room, to reservation guest or walk-in guest. Officer of reception is receptionist, room clerk or  registration clerk.

 

►  Tugas dan Tanggung Jawab

Duties and Responsibilities

 

1.      Mendaftar tamu dan menentukan kamar, mengakomodasi permintaan khusus tamu

Register guests and assign rooms, accommodate special requests whenever possible

 

2.      Membantu bagian reservasi dalam pra-pendaftaran dan mem-blok kamar

Assist in pre registration and blocking of room for reservation

 

3.      Memahami kebijakan dan prosedur secara menyeluruh tentang  penanganan  kredit yang sesuai dan memeriksa serta menangani pembayaran tunai

Thoroughly understand policies and procedures to proper credit, check and cash handling

 

4.      Memahami status kamar dan tahap perubahannya, dan mengkoordinir pembaharuan status kamar dengan bagian kerumah-tanggaan (HK)

Understand room status and room status tracking, and coordinate room status updates with the housekeeping

 

5.      Mengetahui lokasi/penempatan kamar, jenis kamar yang tersedia dan tarif kamar

Know room locations, types of rooms available and room rates

 

6.      Menggunakan teknik penjualan sugestif untuk menjual kamar dan  mempromosikan produk jasa yang lain dari hotel

Use suggestive selling techniques to sell rooms and to promote other services of the hotel

 

7.      Mengetahui bagaimana cara menggunakan peralatan front-office

Know how to use front office equipment

 

8.      Memproses tamu keluar dari hotel (check-out)

Process guest check-out

 

9.      Mengikuti prosedur untuk mengeluarkan dan menutup kotak deposit yang digunakan tamu

Follow procedures for issuing and closing safe deposit boxes used by guests

 

10.  Menggunakan etika bertelepon yang benar dan menangani  surat, paket dan pesan sesuai prosedur.

Use proper telephone etiquette, mail, package and message handling procedures

 

11.  Membaca dan mem-paraf log book dan papan bulletin harian

Read and sign on log book and bulletin board daily

 

12.  Menghadiri rapat yang diadakan departemen

Attend department meeting

 

13.  Mengetahui seluruh prosedur keamanan dan keselamatan

Know all safety and emergency procedures

 

14.  Memelihara kebersihan dan kerapihan areal kantor depan 

Keep the cleanliness and tidiness of the front desk area

 

►  Peralatan dan Formulir

Equipments and Forms

 

1.      Peralatan yang digunakan di hotel yang menggunakan sistim operasional semi otomatis dan otomatis

Equipments for hotels use automatics or semi automatics operational systems

1102    Mr…………… -  do not sell -  reserved

Example of Blocking slip :

 

 

Example of room rack slip

 

1220 05/11/2008

Smith Mr/Mrs. James (1/1) USA Kingstone Apt, 1423 New York, USA   Reg no. 0832/walk in/ Dn

07/11/2008 US$ 100++ incl Bbf PA

 

1. Rak status kamar

 Room rack slip/guest slip

 

Rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu, berguna untuk mengetahui status kamar setiap saat, untuk mengetahuinya dapat dilihat pada kode warna yang digunakan, seperti warna merah untuk status kamar dihuni, kuning untuk status kamar kosong dan belum dibersihkan, warna bening untuk kamar yang siap dijual.  Status kamar yang sudah dipesan ditandai dengan memberi blocking slip sedangkan status kamar lain seperti sleep-out, out of order ditandai dengan memberi kertas kecil yang berisi keterangan status tersebut.  Data tamu yang menginap dapat dilihat dengan cara meletakkan slip rak kamar (room rack slip) pada nomor kamarnya.  Room rack slip yang sudah dibuat akan didistribusikan ke bagian / outlet lain, yaitu  : telephone operator, room service, house keeping dan informasi. Contoh blocking slip dan room rack slip adalah sbb :

This rack is compiled pursuant to room number, good for knowing room status every moment seen at used colour code, like red for the room status of occupied, yellow for the room status of vacant dirty, and transparent  for room made ready to be sold. The rooms have been reserved be sign with Blocking slip and put as according to his room number.  Room status is reserved, signed with blocking slip, other room status like, out sleep, order of out, etc, marked by giving containing small paper of status description. Guest data lodging to be written in Room rack slip and put as according to his room number. Room rack slip have been made will be distributed to shares / other outlet, that is : operator telephone, service room, housekeeping, and information.

a.       Rak kunci dan surat/pesan

Key and mail rack

 

Rak yang digunakan untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu, rak ini diusun berdasarkan nomor kamar.

Rack used to keep room key and message of the guest, this rack is compiled pursuant to room number

 

b.      Kotak kunci

Key drop box

 

Kotak yang terletak di front desk counter yang berguna untuk menyimpan kunci kamar tamu yang dititipkan ke hotel

Box is located in front desk counter which good to keep room key of guest

 

c.       Hotel sistim komputer

Hotel computer system 

 

Jenis-jenis sistim komputer yang digunakan di hotel adalah  :

     -  Fidelio-micros

     -  Reata

     -  Mayoh

     -  Galaxi

                 -  HIS (Hotel Information System)

Kinds of Computer systems are used in hotels, that is  :

     -  Fidelio-micros

     -  Reata

     -  Mayoh

     -  Galaxi

                 -  HIS (Hotel Information System)

 

d.      EDC (Electronic Data Capturing)

 

Alat ini digunakan untuk memproses pembayaran apabila tamu menggunakan kartu kredit, untuk mengetahui apakah kartu kredit yang digunakan tamu dapat diterima sebagai pembayaran atau tidak, jika dapat diterima akan terlihat nomer persetujuan (approval number) pada slip kartu kredit, namun jika tidak disetujui akan terlihat kata DO NOT HONOUR atau DECLINE atau EXPIRED CARD.

Is used to process payment of guest using card credit, this appliance will know do guest card credit can be accepted as  payment or not. If can be accepted will seen number approval in slip card credit, but if will not seen DO NOT  HONOUR or  DECLINE or  EXPIRED CARD.

 

e.       Credit Card Imprinter

 

Alat ini digunakan untuk mencetak data yang tertera di kartu kredit, seperti nama pemegang kartu, nomer kartu dan masa berlakunya.  Saat ini, alat ini sudah jarang digunakan, karena sudah digunakan EDC mesin, tapi alat ini berguna jika jalur/line yang digunakan EDC mesin sedang mengalami gangguan. Cara menggunakan alat ini adalah dengan meletakkan kartu kredit pada imprinter, kemudian menggesek ke kanan dan ke kiri, jika sudah tercetak, lalu menghubungi Bank untuk meminta nomer persetujuan atas dana yang dibutuhkan oleh pihak hotel.

This appliance is used to print data in credit card, like : name of owner of card, card number, and a period of applying. In this time the appliance only used if line of EDC machine is trouble. Way use this appliance is put down credit card on imprinter, then fiddle to right and to left, if have been printed, then contact Bank to ask approval number of fund required by hotel.

 

f.       Money tester

Money tester

 

Berguna untuk melihat apakah uang yang digunakan tamu adalah uang asli

Is used to check authenticity of money is used by the guest

 

g.      Key encoder machine

Alat ini digunakan hotel yang sudah menggunakan kunci kartu, berfungsi untuk memprogram kunci tersebut.  Informasi yang diprogram adalah : tanggal kedatangan dan keberangkatan, jam keberangkatan dan nomor kamar.

This appliance is used by hotel  have used keycard, functioning for program of the keycard. Information  is program is : arrival and departure date, room number and time of departure.

 

h.      Rak Bukti Tagihan Tamu

Bill rack

 

Rak untuk menyimpan bukti tagihan tamu beserta dokumen pendukungnya, rak ini disusun berdasar nomor kamar tamu.

 

Rack to keep guest invoice and also supporter document, rack compiled pursuant to number of  room.

 

1. Formulir-formulir  ( Forms )

 

a.       Kartu Pendaftaran

Registration card

 

Kartu ini digunakan tamu saat mendaftar, data yang terdapat di dalamnya adalah data tamu yang menginap di hotel, seperti  : nama tamu, tanggal kedatangan dan keberangkatan, nomor kamar, alamat rumah, tempat tanggal lahir, harga kamar, nomor kartu identitas, cara pembayaran, persyaratan dan kondisi hotel serta tanda tangan tamu, sebagai tanda persetujuan tentang ketentuan yang berlaku di hotel, seperti : batas waktu check-out, hotel tidak bertanggung jawab terhadap kehilangan barang berharga di kamar, serta hotel berhak untuk meminta tambahan deposit jika jaminan pembayaran yang ada sudah terbatas.

This card is used by the guest at registration, loading data/information of hotels guest, like : guest name, arrival and departure date, room number, home address, place and date of birth, room rate, identity card number, way of payment, hotel condition and clauses, guest signature, as permission sign concerning rule applying in hotel, like : deadline of check out, irresponsible hotel to high-value goods loss in guestroom, and hotel is entitled to ask addition of deposit if existing payment guarantee have limited

 

 a.       Kartu tamu

Guest Card

 

Kartu ini berfungsi sebagai kartu identitas tamu menginap di hotel, yang digunakan untuk mengambil kunci yang dititipkan, tanda pengenal apabila transaksi yang dilakukan ingin diposting ke kamar

This Card function as guest identity card stay in hotel, can be used to take entrusted key, and as badge if the guest want to post transaction  to room

 

GUEST CARD
	PERLIHATKAN KARTU INI SETIAP KALI ANDA MENGAMBIL KUNCI ATAU MENANDATANGANI BON RESTORAN DAN BAR
	PLEASE PRESENT THIS CARD TO OBTAIN OUR ROOM KEY, OR TO SIGN THE RESTAURANT AND BAR BILLS
	Kamar / room	Nama / name	Kedatangan / ceck-in
	Tarif / rate	Tanda tangan / signature	Berangkat / departure

 

b.      Kupon makan

Meal Coupon

 

Kupon yang digunakan untuk menikmati makanan yang tertera di dalamnya, seperti makan pagi, siang atau malam

Card / coupon used to enjoy provided food hotel, like breakfast, lunch, or dinner.

 

MEAL COUPON
Breakfast
Lunch
Diner
At
Guest name
Room number
Not valid for room service Valid for one person/ not refundable Buffet breakfast from 6.00 AM to 10.00 AM
Reception

 

c.       Kartu Minuman Selamat Datang

Welcome Drink Card

 

Digunakan untuk menikmati minuman selamat datang di hari kedatangan

used to enjoy beverage welcome in arrival day

           

WELCOME DRINK CARD   Please enjoy one of our refreshing “COCKTAIL OF THE MONTH” or enjoy a DRAUGHT BEER or SOFT DRINK   Please present this card to our staff Upon ordering at Lobby bar restaurant   Name        : Room no.   : Date         :   This card is only valid during your current stay at the Adenium edotel

 

d.      Kwitansi pembayaran

Cash / official receipt

 

Tanda terima yang diberikan kepada tamu apabila tamu memberikan deposit berupa uang tunai.

receipt passed to guest if giving deposit of cash 

 

No. OFFICIAL RECEIPT
Receipt from
Sudah terima dari
Amount Rp / US$
Jumlah Rp / US$
Payment for
Untuk pembayaran
Rp / US $
Check No.
No check
Received by
Diterima oleh
Date
Tanggal

 

e.       Rekening tagihan tamu

Guest Bill

 

Rekening tagihan yang berisi transaksi yang digunakan tamu

Bill  contain transaction is used by guest

 

Name / Nama       ---------------------------------------------------- Address / alamat    ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------			Room rate / harga kamar                   --------------------------- Arrive date / tgl kedatangan              --------------------------- Departure date /  tgl keberangkatan  --------------------------- Folio number / nomor folio              ---------------------------- Room number / nomor kamar          ----------------------------
Transaction date/ tgl transaksi	Transaction code / kode transaksi	Description  Keterangan		Charges Beban	Credit Kredit	Balance Saldo
		Balance Due / Ttotal
Remaks / Keterangan  :                                                                                               Signature / Ttd ----------------------------------------------- -----------------------------------------------                                                               ------------------------

 

f.       Formulir pengembalian deposit

Refund deposit form

 

Formulir yang digunakan untuk mencatat sejumlah uang tunai milik tamu karena deposit yang diberikan melebihi dari jumlah tagihannya.

form  used to note a number of guest cash because deposit which isn't it exceed the amount of the bills of

 

g.      Formulir lain-lain

Miscellaneous form

Formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi yang dilakukan tamu yang tidak ada dalam departemen, seperti transaksi atas kerusakan yang dilakukan tamu

 

used to note done by transaction is guest which there no in department, like done by damage transaction is guest

 

h.      Formulir perbaikan

Correction form

 

Formulir yang digunakan apabila terjadi perbaikan atas transaksi yang  terjadi pada hari yang sama.

used when happened repair of transaction that happened today

 

i.        Formulir pengurangan

Rebate form

 

Formulir yang digunakan untuk mencatat pengurangan transaksi yang telah dilakukan oleh tamu pada hari sebelumnya.

This form will note reduction of transaction which have been done by guest in day before all

 

j.        Kartu Riwayat Tamu

Guest History Card

 

Kartu yang berisi tentang profil atau riwayat kunjungan tamu ke hotel

Card containing  guest profile or guest visit history  to hotel

 

 

►  Persiapan Kedatangan Tamu

Arriving Guest Preparation

 

Untuk menunjang kelancaran dan efisiensi pelayanan, diperlukan persiapan-persiapan, meliputi  :

 

A.  Tamu Perorangan ( F I T )

      Individual Guest (Free Individual Tour)

 

1.      Persiapan diri

Personal preparation

 

Penampilan dan pelayanan yang baik, meliputi cara berdandan, cara berpakaian, gaya bicara dan tingkah laku secara keseluruhan harus dimiliki oleh staf kantor depan. Mereka dituntut untuk memiliki sifat sebagai berikut  :

Appearance and good service, covering way dress up, dressy way, style speak and behaviour as a whole have to have by front office staff. They is claimed to measure up to as

 

a.   Memiliki kebiasaan rapi dan bersih dalam penampilan di tempat tugas dengan

      kriteria sebagai berikut  :

Owning clean and natty habit in appearance in place duty with criterion as

 

-          Pakaian seragam bersih dan rapi

natty and Clean uniforms

-          Rambut  disisir  rapi,  pria  berambut  pendek,  dan  bagi  wanita  yang berambut panjang menggunakan ikat rambut berwarna hitam

Hair combed natty, hair of man is short, and for long haired woman use to fasten black chromatic hair

-          Kuku selalu bersih dan pendek

Nail always clean and short

-          Telinga tidak boleh bertindik lebih dari satu bagi wanita, bagi pria tidak bertindik

Ear is not made holes more than one for woman, for man do not 

-          Aroma parfum lembut

soft Perfume Aroma

-          Perhiasan tidak berlebihan

jewelry not abundant

-          Sepatu hitam dan bersih, kaos kaki tidak beraroma / berbau 

Shoe is clean and Black, sock is not smelling.

1. Percaya diri

Self confidence

2. Kemampuan berkomunikasi

Ability communicate

3. Memecahkan masalah secara psikhologi

Solving problem by psikhologi

4. Diplomasi

Diplomacy

5. Ketenangan

Calmness

g   Kemampuan dalam mengingat nama dan wajah tamu

Ability of remember of name and face of guest

h   Menerapkan tata cara dan etika dengan tepat

Apply ethics and procedures precisely

a.       Kesegaran jasmani

Apply ethics and procedures precisely

j .  Mampu membuat keputusan dengan tepat dan cepat

Can make decision correctly and quickly

k.  Disiplin dalam pelaksanaan

Discipline in execution.

 

2.      Membaca Log book

Reading Log book

 

Log book adalah semacam buku catatan penghubung penting dari shift yang satu ke yang lain tentang tamu pindah kamar, tamu tanpa barang barang bawaan, persiapan yang belum selesai dan memerlukan tindak lanjut dari kedatangan tamu VIP atau rombongan, dsb.  Bentuk format log book disesuaikan dengan keperluannya.

Log book is a kind of important link book between of shift is one to other about guest move room, guest without luggage, unfinished preparation and need follow-up of arrival of VIP or group, etc. Format form of Log book answered the purpose it.

           

 

3.      Memeriksa daftar pemesanan kamar

Checking list of room reservation

 

Petugas recepsionis harus membaca dan meneliti informasi pemesanan kamar dari tamu-tamu yang akan tiba hari ini dengan membaca pada  Expected arrival list dan reservation slip untuk memperoleh gambaran tentang tamu-tamu yang akan datang serta dapat  :

Receptionist must read and check information ordering of room of arrival guests today, read  Expected arrival list and reservation slip to get the image of concerning guests will come and also can

-          Menentukan kamar ( room blocking ) sesuai dengan permintaan yang telah disetujui bila hal ini belum dilaksanakan

Determine room ( room blocking ) as according to request which have agreed if this matter is uncommitted

-          Mempersiapkan kamar sesuai waktu kedatangan

-          Prepare room according to arrival time

-          Mengambil  kartu  pendaftaran  yang  lama  dari  arsip ( untuk tamu yang sudah

pernah      menginap)  untuk   digabung  dengan  registration  card yang baru pada saat tamu yang  bersangkutan tiba.

-          Taking old registration card  from archives ( for guest which have lodged) to be joined  with new registration card at the guest arrive.

 

4.   Memeriksa dan menjaga agar Room rack tetap akurat.

Checking and taking care of Room rack remain to accurate

 

Room rack merupakan salah satu alat kelengkapan penerimaan tamu yang penting  Dengan bantuan alat ini petugas akan dengan mudah mengetahui status tiap-tiap kamar dan mendapat informasi lain yang diperlukan seperti  : lokasi kamar, nomor kamar, dan harga kamar.

Rack Room is one of the appliance equipment of guest acceptance is important  Constructively this appliance, the officer will easily know status every room and get other information which needed like : room location, room number, and room price. Way of operation of Room rack :

 

-          Roomrack slip dibuat setelah tamu check-in, lembar pertama diselipkan pada room rack sebagai tanda bahwa kamar tersebut dihuni.

Room rack slip made  after guest check in, first sheet sandwiched at rack room as sign that the room occupied

-          Pada saat tamu check-out dan menyelesaikan pembayaran rekeningnya, registration card tamu akan dikembalikan ke reception oleh kasir, kemudian room rack slip akan dicabut dari room rack sebagai tanda kamar itu kosong.

At time the guest check out and settle the payment his account, registration card of guest will be returned to reception by cashier, then room rack slip will be abstracted from rack room as that room sign is empty.

-          Bila kamar tidak dapat dijual, diselipkan O.O.slip dengan mencantumkan kerusakkannya dan tanggal awal kerusakkannya serta tanggal perkiraan akan berakhirnya kerusakkan, sebagai tanda kamar dalam keadaan rusak dan tidak dapat dijual.

If room cannot be sold, to be sandwiched  O.O.Slip mentioned damage it and date of early damage and also the date of estimate will end damage it, as room sign is destroying and cannot be sold

-          Jika tamu memberitahukan akan sleep out dengan meninggalkan barang-barang bawaan di kamar, maka reception menyisipkan diatas room rack slip dalam room rack sepotong kertas seukuran slip dengan tulisan “SO dari tanggal…….……..sampai tanggal…………..”

If guest advise will out sleep with left luggage in room, hence reception insert above room rack slip in room rack a piece of paper like slip size with article " SO of date…….……..until date………………

-          Untuk membedakan tamu, sebaiknya room rack slip dibedakan warnanya, misalnya : warna putih untuk tamu FIT (perorangan), biru untuk tamu rombongan, merah muda untuk tamu VIP.

To differentiate guest, better room rack slip differentiated its colour, for example : white  for individual guest or FIT, blue for the guest of group, and pink for the guest of VIP.

 

4.      Menghitung kamar

Calculating room

 

Menghitung kamar dilakukan untuk mengetahui ada tidaknya kamar tersedia yang bisa dijual pada hari itu. Penghitungan harus dilakukan beberapa kali dalam sehari untuk memperoleh informasi kamar yang akurat sehingga didapat resiko seminim mungkin dalam penjualan kamar, selain itu juga bertujuan memberi gambaran yang lebih jelas akan adanya kemungkinan perpanjangan tinggal di hotel dan memberi gambaran situasi kamar kepada petugas shift berikutnya.

Cara menghitung kamar  :

Calculate room done to know there is room available which can be sold that day. Enumeration must be done several times in one day get accurate room informations is so that got risk minimaly in sale of room, besides also to give clearer picture there will be possibility of extention live in hotel and give the image of room situation to officer of next shift. Way calculate room :

 

Contoh                  : -  Jumlah seluruh kamar                    ( a )      :  102 kamar

Example                : -  Jumlah kamar house use                ( b )      :      2 kamar

                                -  Jumlah kamar terisi                        ( c )      :    70 kamar

                                -  Kamar kosong                                            :    30 kamar

                                -  Kamar check-out hari ini               ( d )     :    29 kamar

                                -  Kamar akan tiba hari ini                 ( e )      :    34 kamar

                                -  Kamar yang dapat dijual                           :

                                                                                                x  =   a  -  b       

                                                                                                y  =  ( c – d ) + e 

                                                                       

                                                                                                x  =  102  -  2

                                                                                                    =  100

 

y  =  ( 70  -  29 ) + 34

                =  41  +  34

                =  75  kamar

 

                                                Kamar yang bisa dijual hari ini   =  100  -  75

 

 

-          Amount of all rooms                            ( a )      : 102 rooms

-          Amount of rooms of house use          ( b )      :      2 rooms

-          Amount of rooms occupied                 ( c )      :    70 rooms

-          Empty rooms                                                  :    30 rooms

-          Rooms check out this day                  ( d )      :    29 rooms

-          Rooms will arrive this day                  ( e )      :    34 rooms

-          Rooms able to be sold                                    :                      

                                                                                                            x  =   a  -  b       

                                                                                                            y  =  ( c – d ) + e 

                                                                       

                                                                                                            x  =  102  -  2

                                                                                                                =  100

 

y  =  ( 70  -  29 ) + 34

                =  41  +  34

    =  75  rooms

 

                                                Rooms able to be sold this day          =  100  -  75

            =    25  rooms

 

5.      Memblok kamar

Blocking room

 

Kegiatan menetapkan kamar untuk tamu yang memesan kamar sebelum kedatangannya dengan memasang blocking card di room rack sesuai dengan nomor kamar yang dimaksud.  Yang perlu diperhatikan pada waktu memblok kamar adalah hal-hal yang berkaitan dengan kamar yang dipesan, seperti  : jenis kamar, lokasi, pemandangan, fasilitas, harga, dll.

Activity specify room for guest which reservation before  arrival with tide of blocking card in rack room as according to such room number. Which require to be paid attention blocking room is things related to ordered room, like : room type, location, view, facility, price, etc.

Prosedur memblok kamar  :

Procedure blocking room :

 

-          Melengkapi blocking card dengan mencantumkan nomor kamar, nama tamu serta tanggal kedatangan

Complete blocking card mentioned room number, name of guest and  date of arrival

-          Menyelipkan blocking card pada room rack sesuai nomor kamar yang ditentukan

Sandwiching blocking card in room rack according to determined room number

-          Mencantumkan nomor kamar yang diblok pada room rack slip dan atau pada expected arrival list  

Mentioning room number which is block at room rack slip and or at  expected arrival list

-          Blocking card sebaiknya dibuat dari manila karton dengan ukuran yang cukup untuk diselipkan pada room rack, dicantumkan nomor kamar, nama tamu atau nama rombongan dan tanggal kedatangan.

Blocking card better be made of pasteboard manila of the size which for sandwiched at room rack, mentioned room number, guest name or name of group and arrival date .

Example  :

 

105	COLBERG, MR	01 / 09 / 2008

 

2. Tamu Rombongan / Group  ( G I T )

Group Inclusive Travel

 

Berikut ini penjelasan tentang persiapan kedatangan tamu rombongan  :

Following explanation concerning preparation of entourage guest arrival

 

-          Menetapkan kamar rombongan, selambat-lambatnya pada pagi hari sebelum rombongan tiba.  Diusahakan kamar-kamar yang berdekatan dalam satu lantai atau blok yang sama untuk memudahkan pekerjaan pelayanan tamu.  Bila pada hari yang sama tiba lebih dari satu rombongan, maka blocking card untuk masing-masing rombongan dibedakan warnanya.

-          Specifying room of group, at the latest at morning before the group arrive. To be laboured nearby rooms in one  floor is same or block to facilitate work of guest service. If on the same day arrive more than one group, hence blocking card to the each group differentiated  its colour

 

-          Group information, adalah informasi tentang rombongan yang akan tiba yang berguna untuk persiapan menerima kedatangan rombongan bagi departemen lain yang terkait. Group information dipersiapkan dengan mengutip informasi dari group reservation berupa informasi yang disetujui kedua belah pihak dan rooming list yang dikirim oleh pemesan kepada hotel.

-          Group Information, is information concerning group to arrive which good for preparation accept group arrival for other relevant department. Information Group drawn up cited information of reservation group form of information agreed by both parties and rooming list  sent guest to hotel

 

-          Mempersiapkan daftar nama tamu rombongan, room rack slip, guest card dan amplopnya.  Rooming list dibuat berdasarkan informasi yang ada pada group reservation dan rooming list yang diterima dari pemesan kamar.  Informasi penting yang dicantumkan pada rooming list adalah  : nama rombongan, waktu dan tanggal kedatangan, waktu dan tanggal keberangkatan, jenis angkutan yang dipakai pada saat tiba dan berangkat, jumlah dan jenis kamar, jumlah orang, nama pimpinan rombongan, nomor-nomor kamar yang dipakai, nama dari anggota rombongan,tanda tangan anggota rombongan dan catatan (request)

Preparing checklist of group, room rack slip, guest card and envelope. Rooming list made pursuant to information on group reservation and rooming list accepted from guest. Important information which mentioned at  rooming list  is : name of group, time and arrival date, time and departure date, transportation type weared when arriving and leaving, room types and number. of room, number of persons, name of leader, number of rooms occupied, name of members of group, signeture of members of group, and requests

 

-          Mempersiapkan room rack slip of GIT.  Room rack slip dapat dibuat setelah daftar tamu rombongan selesai dibuat, dengan mencantumkan nama rombongan, karena tamu tidak mengisi registration card.  Pada slip tidak dicantumkan harga kamar, tetapi dicantumkan dalam master bill tamu yang akan diserahkan kepada pimpinan rombongan.

Preparing room rack slip of GIT. Room rack slip can be made after guest of group list have been made, mentioned the name group, because guest do not fill  registration card. At slip do not be mentioned  room price, but  in master bill of guest to be delivered to group leader

 

-          Mempersiapkan guest card.  Guest card dibuat untuk semua peserta rombongan dan dipersiapkan  berdasarkan daftar nama rombongan.  Guest card diisi dengan nama tamu, nomor kamar, tanggal tiba, tanggal berangkat, harga kamar dikosongkan.

Preparing  guest cards. Guest cards  made  for all participants of group and prepared pursuant to group checklist. Guest cards filled by guest name, room number, arrival date, departure date, room price emptied

 

-          Registration card hanya dipersiapkan untuk pimpinan rombongan

Registration card only prepared for the leader of group

 

-          Mempersiapkan amplop untuk semua peserta yang berisi guest card, key card dan surat-surat untuk tamu kalau ada.  Bagian depan amplop dicantumkan informasi nama tamu, nama rombongan dan nomor kamar.

Preparing envelope for all participants containing guest card, key card  and letters for guest if exist. Envelope frontage mentioned information of name of guest, name of group and room number

 

3. Tamu VIP

Very Important Person

 

Persiapan penerimaan tamu VIP meliputi  : penentuan kamar, pembuatan daftar tamu VIP, penentuan complimentary atau VIP item yang akan diberikan kepada tamu, mempersiapkan registration card, guest card dan amplopnya.

Preparation of acceptance  VIP  : determination of room, making list of VIP, determination of complimentary or VIP item to be given to guest, preparing registration card, guest card and  envelope :

 

-    Penentuan kamar

Kamar ditentukan sedini mungkin setelah reservasi diterima, kamar ditentukan yang terbaik sesuai dengan jenis kamar yang dipesan.

Determination of Room

room determined early possibly after reservation accepted, room determined  the best as according to ordered room type

 

-          Daftar tamu VIP

Mencantumkan nama-nama dari tamu yang akan datang sehingga bagian yang terkait dengan penerimaan tamu bisa mengetahui kedatangan dan mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik.  Informasi yang tercantum dalam daftar tamu VIP adalah  : nomor kamar, nama tamu, jabatan, jam tiba, lama tinggal, dan keterangan tentang hal-hal yang perlu mendapat perhatian khusus.

List of VIP

Mention the name of guest to arrive so that shares which related to acceptance of  guest know arrival and prepare  everything is better. Information which written in list of VIP is : room number, name of guest, position, time arrival, time remain, and description concerning things which require special attention

 

-          Registration card, guest card, dan amplop

Dipersiapkan sebelum tamu tiba (pre registration), sehingga pada saat tamu tiba tinggal meminta tanda tangan saja.  Guest card dan  room key dimasukkan dalam amplop dan diletakkan di atas baki.

Registration card, guest card, and envelope

Prepared before guest arrive ( pre registration ), so that when  guest arrive just  to ask signature. Guest card and room key packed into envelope and put down above tray .